Інструкцією з підготовки та подання податкових документів в електронному вигляді засобами телекомунікаційного зв’язку, затвердженою наказом ДПА України від 10.04.2008 № 233, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 16.04.2008 за № 320/15011 (далі – Інструкція), визначено текст примірного договору про визнання електронних документів (далі – договір).
Згідно з розділом 6 договору зазначений договір діє до закінчення строку чинності посилених сертифікатів відкритих ключів. Якщо платник податків подає до контролюючого органу нові посилені сертифікати електронного цифрового підпису (далі – ЕЦП), цей договір вважається пролонгованим до закінчення терміну чинності нових посилених сертифікатів ключів.
ДФС з 25.11.2015 запроваджено новий електронний сервіс управління ЕЦП, такий сервіс, зокрема надає можливість керівнику вносити до системи подання документів в електронному вигляді інформацію щодо нового сертифіката керівника (до закінчення строку дії попереднього сертифікату) або бухгалтера шляхом надання Повідомлення.
Для формування та подання платниками інформації щодо ЕЦП в електронному вигляді до автоматизованої системи «Єдине вікно подання електронної звітності» розроблено новий електронний формат Повідомлення за кодом J1391102.
До Повідомлення додаються сертифікати відповідальних осіб, зазначених у Повідомлені, та таке Повідомлення підписується ЕЦП цих відповідальних осіб. Сформоване Повідомлення обов’язково підписується ЕЦП керівника, сертифікат якого на момент отримання Повідомлення вже наявний у системі подання документів в електронному вигляді як діючий сертифікат керівника платника податків.
У разі закінчення строку дії посилених сертифікатів відкритих ключів та якщо інформація щодо нового сертифіката керівника або бухгалтера не внесена до системи подання документів в електронному вигляді шляхом надання Повідомлення платнику необхідно переукласти договір з дотримання умов, визначених абз. 2 – 4 пп. 7.1 п. 7 розділу III Інструкції.
З цим та іншими роз’ясненнями можна ознайомитися у Загальнодоступному інформаційно-довідковому ресурсі ДФС України (дане роз’яснення у категорії 135).