Відповідно до статті 201 Податкового кодексу України платник податку зобов’язаний надати покупцю (отримувачу) податкову накладну, складену в електронній формі з дотриманням умови щодо реєстрації у порядку, визначеному законодавством, електронного підпису уповноваженої платником особи, та зареєстровану в Єдиному реєстрі податкових накладних (далі – ЄРПН).
Згідно зі ст. 5 р. ІІ Закону України від 22.05.2003 № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» із змінами та доповненнями (далі – Закон № 851) електронний документ - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа.
Склад та порядок розміщення обов’язкових реквізитів електронних документів визначається законодавством.
Пунктом 10 Закону № 851 визначено, що відправлення та передавання електронних документів здійснюються автором або посередником в електронній формі за допомогою засобів інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних систем або шляхом відправлення електронних носіїв, на яких записано цей документ.
Таким чином, передача між продавцем та покупцем податкової накладної та розрахунку коригування до податкової накладної в електронній формі здійснюється у спосіб, передбачений домовленістю між ними, зокрема: за допомогою засобів інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних систем або шляхом відправлення електронних носіїв, на яких записано цей документ.
При цьому відповідно до абз. 5 п. 201.10 ст. 201 ПКУ з метою отримання податкової накладної/розрахунку коригування, зареєстрованих в ЄРПН, покупець надсилає в електронному вигляді запит до ЄРПН, за яким отримує в електронному вигляді повідомлення про реєстрацію податкової накладної/розрахунку коригування в ЄРПН та податкову накладну/розрахунок коригування в електронному вигляді. Такі податкова накладна/розрахунок коригування вважаються зареєстрованими в ЄРПН та отриманими покупцем.
З метою отримання продавцем зареєстрованого в ЄРПН розрахунку коригування, що підлягає реєстрації в ЄРПН покупцем, такий продавець надсилає в електронному вигляді запит до ЄРПН, за яким отримує в електронному вигляді повідомлення про реєстрацію розрахунку коригування в ЄРПН та розрахунок коригування в електронному вигляді. Такий розрахунок коригування вважається зареєстрованим в ЄРПН та отриманим продавцем.