Витрати, які враховуються для визначення об’єкта оподаткування податком на прибуток, визнаються на підставі первинних документів, що підтверджують здійснення платником податку витрат, обов’язковість ведення і зберігання яких передбачено правилами ведення бухгалтерського обліку, та інших документів (п.138.2 ст.138 ПКУ).
Не включаються до складу витрат витрати, не пов’язані з провадженням господарської діяльності, а саме витрати на фінансування особистих потреб фізичних осіб за винятком виплат, передбачених ст.142 і 143 ПКУ, та в інших випадках, передбачених нормами р. ІІІ ПКУ (пп.139.1.1 п.139.1 ст.139 ПКУ).
Тобто, витрати на перевезення до місця роботи працівників автотранспортом можуть включатися до складу витрат платника податку, які враховуються для визначення об’єкта оподаткування, за умови, що необхідність таких перевезень передбачена колективним і трудовим договорами та наявності документів, які підтверджують зв’язок такого перевезення працівників з господарською діяльністю платника податку.
Отже, якщо перевезення працівників до місця роботи здійснюється службовим автотранспортом платника податку, то підтверджуючими документами мають бути відповідний наказ керівництва підприємства, подорожні листи тощо.
Якщо перевезення працівників до місця роботи здійснюється сторонньою особою – перевізником на підставі договору про надання таких послуг, то підтверджуючими документами про надання послуг з перевезення працівників до місця роботи мають бути договір про надання послуг з перевезення, акт приймання-передачі послуг або будь-який інший документ, що підтверджує фактичне надання послуг.