Для реєстрації народження дитини одночасно із заявою про державну реєстрацію подаються такі документи: медичне свідоцтво про народження дитини, яке є підставою для проведення державної реєстрації, паспорти батьків, свідоцтво про шлюб, а також паспорт заявника, якщо реєстрація проводиться не батьками дитини, а іншою особою.
Переважна більшість матерів народжують дітей у пологових будинках та інших медичних закладах, але трапляються випадки, коли матері народжують діток поза лікувальним закладом – вдома, по дорозі у лікарню. В таких випадках терміново необхідно звертатися до медичного закладу. Медичний заклад повинен провести огляд матері та дитини і видати медичне свідоцтво про народження або медичну довідку про перебування дитини під наглядом лікувального закладу.У випадку, якщо заклад охорони здоров’я не проводив огляд матері та дитини, документ, що підтверджує факт народження, видає медична консультаційна комісія. Кабінетом Міністрів України 9 січня 2013 року прийнято постанову №9, якою затверджено порядок підтвердження медичною консультаційною комісією факту народження жінкою дитини поза закладом охорони здоров’я у разі, коли таким закладом не проводився огляд жінки та дитини (надалі Правила).
Комісія розглядає питання щодо підтвердження факту народження дитини за письмовою заявою жінки, яка народила дитину, або її чоловіка, родичів, інших осіб, представника служби у справах дітей.
Заявнику необхідно не пізніше одного тижня з імовірного дня народження дитини поза закладом охорони здоров’я, факт народження якої потребує підтвердження, подати до комісії відповідні документи. За результатами аналізу документів, комісія приймає рішення про підтвердження або відмову у підтвердженні факту народження дитини та складає висновок.
Після підтвердження факту народження дитини заклад охорони здоров’я, під наглядом якого перебуває дитина, видає на підставі висновку комісії заявникові медичну довідку про перебування дитини під наглядом лікувального закладу, яка є підставою для проведення державної реєстрації народження дитини в органах державної реєстрації актів цивільного стану.
У випадку, коли дитина народилася не в пологовому будинку - відсутній документ закладу охорони здоров'я або медичної консультаційної комісії, що підтверджує факт народження, де було б зазначено прізвище, ім’я, по батькові жінки, яка народила дитину, батьки повинні звернутися до суду для винесення рішення про встановлення факту народження дитини даною жінкою. З цим рішенням батьки звертаються до органів державної реєстрації актів цивільного стану і ми проводимо реєстрацію народження. Але такі випадки бувають вкрай рідко, наприклад, у минулому році у нашому районі не було жодного.